Claus per socialitzar el teu esdeveniment. El cas dels Jocs Olímpics

“Perdona, quin és l'hashtag?” Si freqüentes esdeveniments, conferències, seminaris o actes varis hauràs sentit, contestat o pronunciat aquesta frase centenars de vegades. Però, què hi ha darrere d'un hashtag d'esdeveniments?

Organitzadors i assistents, tots guanyen

Com a organitzador, hem d'assumir que les xarxes socials són ja un element fonamental en el Màrqueting d'Esdeveniments. Aprofitar-les per a la difusió, retransmissió i seguiment de l'esdeveniment ens servirà per potenciar l'abast del mateix: podrem escoltar als assistents, conèixer en temps real l'opinió del nostre públic, contestar dubtes…  Una bona gestió de la difusió produirà un efecte altaveu impagable. No serem nosaltres els qui us animem a aconseguir el Trending Topic (això és figues d'un altre paner), però som conscients que a ningú li amarga un dolç i això pot ser un assoliment molt agradable com a organitzadors.

Com a assistent o espectador, ja sigui in situ o a través d'Internet, un esdeveniment amb participació i retransmissió oberta té diversos avantatges importants. En primer lloc no és necessària la presència física en l'esdeveniment, t'assabentaràs de l'important sense necessitat de desplaçar-te ni d'empassar banalitats. En segon lloc, permet la interacció entre assistents, què millor via per fer networking que les xarxes socials?. Localitzaràs a persones i organitzacions amb interessos afins als teus, i, sobretot, els tindràs “a mà”. Un esdeveniment és una de les millors oportunitats per abordar a possibles col·laboradors, clients o benefactors. I en tercer lloc és molt probable que puguis participar en l'esdeveniment comunicant-te amb l'organitzador, per norma general la conversa estarà oberta i podràs llançar les teves preguntes i les teves impressions. Segur que se us ocorre algun avantatge més que ens podeu explicar ;-)

No només cal preocupar-se del catering

I ara, ficats en matèria, pensem que necessitem retransmetre un esdeveniment. Què hauríem de fer?

Comencem pel principi. Encara que sigui una obvietat, l'organització d'un esdeveniment en xarxes socials porta aparellada fases idèntiques a qualsevol esdeveniment offline: pre-producció, producció i post-producció.

Vegem les peculiaritats “socials”:

- Pre-producció:

En les setmanes prèvies al nostre gran esdeveniment és elemental definir les plataformes en les quals volem difondre l'esdeveniment. Twitter és fonamental, però també poden servir-nos de “altaveu” la resta de xarxes socials habituals: Facebook, G+, Linkedin, Foursquare…

L'hashtag, escollit amb cura, ha de representar allò del que s'estigui parlant; sense ser tan específic com perquè referenciï altres temes, ni tan estrany que no sigui recognoscible pels interessats.

Previ a la cita, no està de més localitzar als “influencers” del sector al que es dirigeix el tema, per posar-los al corrent i tenir una deferència amb aquells que van a donar una visibilitat major al treball de tants dies.

Per complementar els canals propis, podem incorporar la via tradicional: les notes de premsa. Això sí, enviades amb seny i a mitjans que tinguin una difusió digital. Recordem que estem parlant d'esdeveniments 2.0.

També és convenient tenir preparats els noms dels ponents que van a participar, per tenir-los clars a l'hora d'atribuir alguna frase, localitzar-ho en una foto… El mateix amb la URL del streaming, de la web de l'esdeveniment, etc.

- Producció:

Si tot s'ha preparat correctament els dies anteriors, el Dia D no tenim per què trobar-nos amb cap problema. Arriba amb temps al lloc de celebració, així t'assegures un bon lloc per veure i escoltar tot el que succeeixi. És important començar a dinamitzar aviat aquest dia, tant si l'acte és de matí com a la tarda, així es pot aconseguir un ventall d'impacte major.

Els twitteros estan desitjant saber què passa, però també veure-ho: obsequia'ls amb imatges del que vagi esdevenint. I, de pas, retuitea als presents: la seva opinió pot crear molt valor. D'aquesta forma creguis una relació amb els presents i no bombardeges a el “lector” únicament amb la teva opinió.

Quant a la part tècnica, hi ha diverses aplicacions gratuïtes que permeten monitorizar un hashtag en directe, com Twubs, Twitterfall, Tweet-tag o Tweetchat. Nosaltres pensem que com més fàcil millor, així que, per evitar errors indesitjats, millor utilitzar l'eina de gestió amb la qual estiguis més còmode, la que utilitzis diàriament. En el nostre cas: hootsuite.

- Post – producció:

L'esdeveniment ha acabat, tothom l'hi ha passat fenomenal, els tweets&beers posteriors han durat fins a les mil… Però aquí no acaba el teu treball. Segurament, l'endemà el teu cap es plantarà davant teu i etzibarà: “nombres senyors, volem nombres!”.

És clar que si no mesurem la repercussió real que ha tingut la retransmissió d'aquest esdeveniment per a nostra marca/empresa/web, no podrem saber si realment mereix la pena disposar del temps i treball necessari per dur-la a terme.

Algunes eines que ens poden servir en aquesta àrdua tasca: Algunes eines que ens poden servir en aquesta àrdua tasca: Follow the hashtag, Thearchivist , Tweet-tag, Tweetdoc, Tweetreach, Topsy… La gran majoria té una limitació d'1.500 tweets, però gairebé totes t'aporten les mateixes dades: usuaris que utilitzen l'hashtag, timeline i activitat del mateix, impacte… És qüestió de trobar LA TEVA eina, o un compendio de vàries.

Explicar uns jocs olímpics en menys de 140 caràcters

S'apropa un dels esdeveniments més importants dels últims i propers temps. Un esdeveniment que ja ha estat batejat com “Els jocs olímpics de les xarxes socials”. Per posar-nos en situació tinguem en compte que en l'assaig general de la cerimònia de inauguració els usuaris de Twitter presents es van comprometre a guardar el secret (en la seva majoria) i van utilitzar l'hashtag #SaveTheSurprise para “no explicar”, a través de Twitter, la qual cosa estaven presenciant.

Aquesta setmana la NBC i Twitter anunciaven el acord que converteix a la xarxa de microblogging en el “narrador oficial” de la cadena nord-americana durant els Jocs Olímpics. El que significa que un equip de la cadena es dedicarà a tuitear durant vint hores al dia el que vagi succeint cada jornada.

I per descomptat, els protagonistes d'aquest gran esdeveniment, els esportistes olímpics, també van a jugar un paper important, o no. Uns abandonant els seus comptes personals amb la finalitat de no alterar la seva concentració, uns altres seguint la guia oficial de Twitter per a atletes olimpicos (no és broma) i uns altres, respectant la restrictiva normativa establerta per el COI per a l'ús de les xarxes socials per part dels atletes.

Serem testimonis de la gran fita dels esdeveniments en Xarxes socials? En què acabarà tota aquesta bogeria de dimensions estratosfèriques? Està tot per veure amics. Feliços jocs.

Font infografia: Social Mitjana Delivered